たぐまひでみ。 80年代後半から、食・環境関連に関心を持ち独学、93年よりらでぃっしゅぼーやに勤務、オーナーの秘書や会員サービスセクションで会員向け企画を担当。 97年より広報担当として広報業務にはじめて携わり、広報の奥深さと面白さに目覚め、02年独立。 広報プランナー、環境コンサルタントとして活動中。 有限会社デミピーアール：http://www.demi-pr.com/ E-mail：demipr@demi-pr.com
企画趣旨 「広報」の普遍的な役割をコンサルティング事例をもとに分かりやすく紹介します。 会社の規模を問わず、広報に少しでも関心のある方ならどんな立場にいる方でもお役立ていただけると思います。 軽い気持ちで読み進めてらるよう、専門用語等はなるべく使用しないで説明しています。 専門書の内容の確認としてもご活用ください。

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｜02│田熊秀美の「小さな会社のための広報術」……………問合せには即行動！
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  ■誠意とやる気を見せる(1/2)                                           
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  ニュースリリースを発信した直後は、メディアからの問合せに敏感になります。
  企業によっては、広報セクションだけでなく、会社全体が敏感になることもあ
  るでしょう。                                                          
                                                                        
  ニュースリリースの発信直後でなくても、思わぬタイミングでメディアからの
  問合せを受けることがあります。そんなときこそ、即対応、行動することはと
  ても大事です。しかし、反対に、問合せ対応に鈍感に反応してまうというミス
  を犯した事例もよく耳にします。                                        
                                                                        
  広報に入ってくるメディアからの問合せの電話やメールは、とても貴重なもの
  です。しかし、そのことは、広報担当者以外にはなかなか分かりません。広報
  担当者がいない場合には、どのように受け答えをしてほしいかという社内スタ
  ッフ向けのマニュアルを用意しておくことは大げさなことではありません。  
                                                                        
  特に取りこぼしやすいのは、電話です。したがって、「電話受付マニュアル」
  というものを作り、それを運用することを何度でも社内にお願いしましょう。
                                                                        
  メディアからの問合せにすぐに対応できる行動力は誠意を感じさせます。もし
  取材には結びつかなくても、その対応の仕方次第で、相手に好い印象を与える
  ように努力することは広報担当者にとって、とても大事なことです。        
                                                                        
  電話受付時には、相手の氏名、媒体名（番組や新聞、雑誌の名称）、電話連絡
  先、ファックス番号を必ず確認し、「広報担当の○○という者からすぐに折り
  返しご連絡させます」と言っていただくことです。                        
                                                                        
  そして、そのことをメモではなく口頭で広報担当者へいち早く伝えていただく
  ことを徹底的に社内にお願いしてください。それができるのとできないのとで、
  貴重な取材を受ける機会を逃すこともあることを社内共有しましょう。      
                                                                        
  ■二度目の電話はない(2/2)                                             
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  D社の広報担当Aさんは、取材も何度かこなし、広報担当に慣れてきたところで
  した。あるとき社内研修で、終日席を外しているときに、テレビ番組の名称を
  語る方から電話で問合せがありました。                                  
                                                                        
  受けたのは、別のセクションの社員でしたが、Aさんは研修中でいないと回答 
  しました。相手は新製品に関する情報がほしいということでしたが、またかけ
  ますといって電話を切ったのです。                                      
                                                                        
  連絡先もなく、Aさんは、その後何もアクションができませんでした。残念な 
  がら二度目の電話はかかってきませんでした。特に、テレビの取材時によく見
  受けられることですが、リサーチを専門にしているスタッフの方は膨大な情報
  収集を短時間で行っており、こちらから積極的に情報提供しなければ、他社の
  情報に埋もれて忘れられてしまうことが多いのです。                      
                                                                        
  それを教訓として、Aさんは、「電話を受けた場合は、必ず連絡を携帯にくれ 
  るように」社内に依頼しました。受け答えのマニュアルも作成しました。しか
  し、それでも同じことがたびたび起きました。ひどいときには「至急連絡を」
  と書かれたメモが机に残してあったということもありました。              
                                                                        
  Aさんは、これまでにもしかしたら採用されていたかもしれない番組として、 
  いくつかのテレビ番組をピックアップしました。Aさんは、そのことをいつか 
  のタイミングで社内に伝えようと考えています。                          
                                                                        
  広報への連絡を迅速にしてもらうことの大事さとその方法を社内共有しするた
  め、社内広報誌も活用していく予定です。                                
                                                                        
  以上のことは、広報活動をはじめたばかりの企業にとても多いことだと感じて
  います。迅速に対応することは、メディア以外でも当然なことですが、広報と
  なると「別世界で思考が働かなくなる」という声も耳にしたことがあります。
  広報業務についてことあるごとに知ってもらうことも大事です。            
                                                                        
  ☆──［ここがポイント］────────────────────┐    
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  │  １．迅速な対応で、誠意を示し、広報として信頼される立場を築く│    
  │  ２．相手からの二度目の電話はよっぽどのことが                │    
  │                 なければかかってこない                       │    
  │  ３．広報業務を知ってもらう努力をする                        │    
  │                                                              │    
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